Smartworking

Aggiornato il: mar 24

Mirco - Amos

In questo articolo scopriremo insieme cosa serve alla tua azienda per poter attuare lo smartworking rapidamente e con strumenti alla portata di tutti!

Nelle ultime settimane l’emergenza legata al COVID-19 ha costretto molte aziende verso un orizzonte fino ad ora poco esplorato, lo smartworking. Se fino a pochi giorni fa le videoconferenze erano utilizzate molto di rado ora, chi lavora in regime di smartworking, è obbligato ad effettuarle ogni giorno.

Cominciamo!

L’attivazione dello smartworking presenta sempre qualche difficoltà, alcune di esse sono legate all’organizzazione delle risorse e altre invece legate ai software che si possono utilizzare per poter lavorare stando connessi a distanza.

In questo articolo troverete alcuni suggerimenti su come organizzare le risorse e quali programmi gratuiti utilizzare per rimanere sempre connessi. Nelle prossime settimane condivideremo con voi degli approfondimenti sul tema! Rimanete aggiornati seguendoci sulla nostra pagina facebook o instagram!

Se il vostro business richiede degli strumenti più avanzati o avete delle esigenze particolari vi invitiamo a scriverci a info@superdigitale.it o a chiamarci per una prima consulenza gratuita!

Se il vostro business richiede degli strumenti più avanzati o avete delle esigenze particolari vi invitiamo a scriverci a info@superdigitale.it o a chiamarci per una prima consulenza gratuita!

Per iniziare il processo di avvicinamento allo smartworking è necessario porsi innanzitutto alcune domande e indagare le modalità con cui viene gestito il lavoro, risorsa per risorsa, team per team.

Le prime domande da porsi sono:

  • Quali strumenti possiedo attualmente per organizzare la "To Do list" dei miei dipendenti/collaboratori e come posso tener traccia dei progressi?
  • Quali tecnologie possiedo io e quali possiedono i miei collaboratori per tenerci in contatto?
  • Quali software posso utilizzare per organizzare il lavoro e i meeting?

Capiamo come organizzare le nostre risorse

Ogni operazione verrà organizzata secondo mansioni e scadenze ben precise che dovranno essere organizzate su fogli di lavoro condivisi e sempre aggiornati.

Sai cosa sono i fogli condivisi di Google?

Uno dei metodi per organizzare al meglio il lavoro è da sempre Excel. Molti di voi sapranno già di cosa stiamo parlando, gli altri lo avranno comunque sentito nominare. Tanti però non sono a conoscenza dello strumento di Google "Google sheets" che permette di avere dei fogli "excel" (ma con meno funzioni dell'originale) condivisi, ossia che si aggiornano automaticamente. Infatti, quando qualcuno effettua una modifica tutti vedono la modifica istantaneamente (è richiesta, chiaramente, una connessione ad internet perchè altrimenti possiam dire addio ai nostri sogni di smartworking).

Quindi, come prima cosa, se non avete mai provato Google Sheets è arrivato il momento! (È necessario avere un account GMAIL e se non lo hai, fallo! È gratuito)

CLICCA QUI

per i fogli condivisi di Google!

Ogni azienda dovrebbe organizzare il proprio foglio condiviso personalizzandolo in base alle mansioni che ogni team ha da svolgere! Esso sarà il principale strumento di controllo e monitoraggio del progresso dei lavori! Google fornisce un template " To Do List" pre-impostato che potrebbe facilitarvi il lavoro (soprattutto se non avete mai avuto a che fare con questo strumento).

(Sicuramente è una delle parti più problematiche del "lavorare a distanza", ma anche la più cruciale, chiamaci per una consulenza o mandaci una mail per un aiuto! )

L' altro fattore da non sottovalutare è la comunicazione con i propri collaboratori che contribuiscono da remoto. La cosa più importante è rendere il lavoro da casa quanto più possibile organizzato e poco stressante. Spesso le videochiamate di gruppo troppo lunghe e mal organizzate possono risultare in una perdita di tempo. Noi consigliamo di organizzare almeno 2 chiamate/videochiamate di gruppo giornaliere ad un orario stabilito, una in tarda mattinata, per verificare il progresso dei lavori e fare un pò il punto della situazione e l'altra serale a fine giornata lavorativa, per verificare se sono state rispettate le scadenze dei lavori o se sarà necessario prolungarli al giorno dopo. Inoltre, le chiamate di gruppo serviranno per aggiornare tutto il team sul lavori degli altri collaboratori e per mantenere tutti in contatto. Potrebbe essere anche piacevole rivedere i propri collaboratori in videochiamata e terrebbe alto il morale della vostra squadra.

Per poter scegliere accuratamente il software da utilizzare per chiamarsi o videochiamarsi bisogna tenere in considerazione anche la tipologia di tecnologia che possiedono i vostri colleghi/collaboratori:

Cosa possiedono?

  • Uno Smartphone
  • Un Tablet / iPad
  • Un Computer

Se hanno almeno uno di questi, siamo a cavallo! Anche uno smartphone può essere sufficiente!

Capiamo ora quali sono i software per facilitare lo smartworking!

Abbiamo voluto evidenziare molto brevemente quali potrebbero essere le problematiche legate ad ognuno dei software base con cui iniziare a fare smartworking.

Whatsapp

Whatsapp è sicuramente la soluzione più comoda se l’unico mezzo a disposizione dei vostri collaboratori è lo smartphone. Se pensiamo che per loro potrebbe essere problematico utilizzare dei software o delle app sconosciute come Slack o Zoom è sicuramente la scelta più adatta per iniziare. Siamo abbastanza sicuri che tutti abbiamo già avuto a che fare con l’app di Whatsapp quindi eviterete i problemi dovuti al processo di apprendimento di utilizzo del software che invece avreste utilizzando uno strumento non familiare ai vostri dipendenti.

È adatto in combinazione ad un foglio condiviso (tipo Google Sheets) nel quale potete monitorare i progressi ed è adatto se non avete la necessità di organizzare riunioni con più di 4 persone. Non è adatto se avete esigenza di monitorare le chiamate.

Pros: è semplice e chiaro, tutti lo sanno utilizzare. Le chiamate hanno una buona connessione e. Da non sottovalutare la forza dei gruppi whatsapp!

Cons: non si possono attivare videochiamate con più di 4 utenti.

Hangouts

È un estensione di Google Chrome, semplice ed intuitivo. Si può utilizzare sia da smartphone sia da Pc, da telefono è necessario scaricare un’applicazione ma nulla di troppo complesso. Consigliata per coloro che sono alle prime armi con pc o telefono e si sentono comunque in grado di sperimentare qualcosa per cui ci vuole un pochissimo tempo per imparare. Si può partecipare gratuitamente a videochiamate con 10 participanti (Vi consigliamo di utilizzare le cuffie!), ma esiste anche la versione a pagamento (5,2€/mese) per avere fino a 250 partecipanti e una serie di funzioni avanzate per la gestione dei meeting online e la programmazione degli stessi. Consigliamo di utilizzare la versione gratuita accompagnata da un foglio di Google Sheets.

Pros: non serve scaricare nulla e si vede molto bene.

Cons: nella versione gratuita non si può fare altro che videochiamate fino a 10 persone e chat di gruppo.

Slack

È sicuramente il piu completo tra quelli citati: chiamate, messaggi, Progress e meeting tutto su una sola piattaforma. È semplice ma ci vuole qualche tempo per prendere confidenza con la sua interfaccia e tutte le funzioni che si possono attivare.

Pros: è molto completo e permette un ampio numero di interazioni tra il team.

Cons: non è complicato, ma nemmeno semplicissimo da utilizzare.

Zoom Meeting

È adatta per organizzare meeting a distanza, consente una gestione snella del calendario per le chiamate ma purtroppo, a dire dai commenti online, la qualità del video non è delle migliori, la consigliamo solo per coloro che fanno meeting interni.

Pros: permette di programmare le videochiamate.

Cons: è complicato, non si vede benissimo e bisogna scaricare l’app.

Queste sono le alternative a cui potreste pensare se non avete particolari esigenze lavorative, utili per rimanere in contatto con i propri collaboratori durante lo smartworking.

Non c’è solo questo, come dicevamo prima è importante che vi sia un documento che indichi le attività che vengono svolte e il loro avanzamento, così facendo si riesce a monitorare l’andamento delle attività senza correre il rischio di tralasciare qualcosa, o qualcuno.

Per approfondire e riuscire a tenere la tua azienda il più in corsa possibile non esitare a contattarci! Siamo la soluzione digitale a portata di ma.. di smartphone!SuperDigitale,

Contattaci per una consulenza gratuita su come attivare il regime di smartworking!

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